Ferwurkersregister AVG                       

Lêst bywurke: 1-1-2019

Beskriuwing fan de gegevensferwurking yn ferbân mei de “Algemene Verordening Gegevensbescherming”

Basisgegevens

Hokker gegevens fan wa wurde ferwurke, en wêr foar wurde dy gegevens sammele?

Wat bart der it soarte mei de gegevens?

Doel(en) fan ferwurking

De gegevens wurde brûkt foar de folgjende doelen:

• It byhâlden fan de stipersadministraasje foar it ferstjoeren fan berjochten en fakturen nei dy stipers.
• It byhâlden fan in kontaktlist fan persoanen wêr’t de Ried kontakten mei ûnderhâld, lyk as bestjoersleden, frijwilligers, meiwurkers en kontaktpersoanen fan oansletten organisaasjes.
• It sammeljen fan gegevens út Frysktalige berte-advertinsjes om de âlden in presintsje te ferstjoeren en de deklaraasjes dêr fan by de ponghâlder.
• It ferstjoeren fan nijsbrieven fan itnijs.frl oan abonnees op dizze digitale nijsbrief.
• It ferstjoeren fan it bûsboekje oan dejingen dy’t dit fia de webside besteld hawwe. Yn it neifolgjende jier wurde de bestellers fia de e-mail op de hichte stelt, dat it bûsboekje wer útkomt.

Proses(sen) van gegevensferwurking

De neifolgjende prosessen binne der foar de ferwurking fan (persoans)gegevens.

Behear stipersadministraasje

1. In nije stiper meldt him oan by de Rie fia it webformulier as in papieren formulier of e-mail en jout dêrby de NAW-gegevens troch.
2. De e-mail komt binnen by de skriuwer. De skriuwer stjoert dit troch oan de administrateur.
3. De gegevens fan de stiper wurde opnaam yn de stiperslist. De stiperslist wurdt beheard troch de administrateur en stiet yn prinsipe allinnich op de kompjûter fan de administrateur. De kompjûter is befeilige mei in wachtwurd.
4. At in stiper it stiperskip opseit, dan wurdt by syn gegevens de eindatum fan it stiperskip ynfolle. Oan de ein fan it jier wurde de gegevens út de stiperslist skrast. Fan de stiperslist wurdt regelmjittich in back up makke. De stipers wurde net skrast yn de back up, om ’t dy fierder net brûkt wurdt.

Ferstjoere fan berjochten

1. De administrateur makket foar it ferstjoeren fan nijsbrieven en fakturen stikkerfellen foar de keverten.
2. De stikkerfellen wurde troch de administrateur op de keverten plakt en oanbean by Merenpost. Yn ynsidentele gefallen kriget sy dêrby help fan bestjoersleden. Ek wolris giet in excel streekrjocht nei Merenpost, dy’t de ferstjoering docht.
3. At der digitale berjochten ferstjoerd wurde, fia de e-mail, oan gruttere groepen minsken, dan wurde de adressen yn de bcc set.
4. De stikkerfellen wurde ien kear jiers ferstrekt oan Tresoar foar it ferstjoeren fan in útnoeging.

Adresfeiten bestjoerders/kontakten

1. Der wurdt in list byhâlden, wêr yn de bestjoersleden en kontaktpersoanen fan de Ried ynsteane. Dizze list wurdt regelmjittich bywurke (minimaal ien kear jiers) en dan omstjoert nei alle bestjoersleden.

Frysktalige bertekaartsjes

1. De kranten wurde troch in tal frijwilligers neisjoen op Frysktalige berte-advertinsjes. Dizze advertinsjes wurde útknipt.
2. De frijwilligers stjoere de nije âlden in presintsje en in oanmeldformulier foar stipers ta.
3. De frijwilligers stjoere regelmjittich de sammele gegevens nei de ponghâlder om de deklaraasje foar ferstjoerde presintsjes te ûnderbouwen.
4. De ponghâlder bewarret de listjes yn de finansjele administraasje foar de ûnderbouwing fan it útbeteljen fan de deklaraasje. De gegevens wurde ferneatige at it finansjele argyf oer it boekjier ferneatige wurdt.
   
   

Digitale nijsbrief

1. Immen kin him abonnearje op de digitale nijsbrief fan itnijs.frl. Hjirby wurdt it e-mailadres fêstlein yn it digitale systeem. Dit systeem is nei de easken befeilige en allinnich tagonklik foar de webbehearders.
2. At immen it abonnemint op de nijsbrief opseit, dan wurdt it e-mailadres út it systeem helle.

Frysk bûsboekje

1. De besteller jout syn gegevens troch fia de webside, de websjop fan it Frysk Deiblêd as in e-mail oan it Frysk bûsboekje. De webmaster fan it Frysk bûsboekje jout de gegevens fia e-mail troch oan de administrateur fan it bûsboekje en oan de besoargers fan it bûsboekje. De webmaster bewarret de gegevens fierder net.
2. De besoargers ferstjoere it bûsboekje en bewarje de gegevens fierder net. De administrateur registrearret de gegevens yn de bestellist om te monitoarjen at der wol betelle wurdt.
3. Yn it neifolgjende jier wurde de bestellers oanskreaun mei de meidieling, dat it bûsboekje wer út komt. Bestelle se net wer, dan wurde de gegevens net nochris brûkt.
4. De bestellist wurdt beheard troch de administrateur fan it bûsboekje en stiet allinnich op de kompjûter fan de administrateur. De kompjûter is befeilige mei in wachtwurd.
5. De bestellisten wurde ferneatige, at de finansjele boekhâlding oer dat jier ferneatige wurdt.

Datalekken

1. At der in fertinking is dat persoansgegevens lekt binne, dan wurdt dit fuortendaliks meldt oan it deistich bestjoer.
2. We hawwe it oer in datalek as persoansgegevens yn hannen falle fan tredden, dy’t gjin tagong ta dy gegevens hawwe soene meie. In datalek komt troch in befeiligingsprobleem. Meastentiids giet it dan om útlekte kompjûterbestannen of in stellen (printe) stiperslist. Oare foarbylden binne cyberoanfallen, ferkeard ferstjoerde e-mails, stelle laptops of ferlerne USB-sticks.
3. It deistich bestjoer beslút sa gau as moochlik hoe’t mei de sitewaasje omgien wurde moat.

Gegevens wurd ferwurke troch

• De skriuwer en de administrateur fan de Ried
• De frijwilligers fan de Fryske berte-advertinsjes en de ponghâlder
• De webmasters fan itnijs.frl
• De webmaster, administrateur en besoargers fan it Frysk bûsboekje

Gegevens wurde levere oan  (“ûntfangers”)

• Besjoersleden en kontaktpersoanen fan oansletten organisaasjes
• Der wurde gjin tredden ynskeakele troch de Ried.

Trochjaan bûten EU

Wa is (binne) de ferantwurdlike(n) foar de ferwurking?

Adres ferantwurlike(n)

Ferantwurdlike

• Ried fan de Fryske Beweging (fryskebeweging.frl)